¿Cuánto tiempo debemos conservar las facturas para evitar problemas fiscales?
En España, el tiempo que debes guardar las facturas depende del criterio que se siga:
Criterio fiscal:
- General: 4 años a partir del último ejercicio al que se refieran las facturas. Este es el plazo de prescripción de la mayoría de los impuestos.
- Operaciones con oro de inversión: 5 años.
Se recomienda guardar las facturas por al menos 6 años para cubrir los criterios fiscal y mercantil. Si quieres ser más precavido, puedes guardarlas 10 años, que es el plazo máximo de prescripción del delito fiscal.
Criterio mercantil:
- 6 años a partir del último asiento contable relacionado con la factura. Este es el plazo que establece el Código de Comercio para conservar los libros y documentos contables.
Criterio penal:
- 5 años para el delito fiscal básico.
- 10 años para el delito fiscal agravado.
Recomendación:
Teniendo en cuenta todos estos plazos, lo más recomendable es guardar las facturas durante al menos 6 años. De esta forma, estarás cubierto tanto desde el punto de vista fiscal como mercantil.
Si quieres ser aún más precavido, puedes guardarlas durante 10 años, que es el plazo máximo de prescripción del delitos fiscales graves.
Por otro lado, deberíamos considerar, si tenemos operaciones como crédito fiscal en el impuesto de sociedades que puede ser de hasta 20 años o incluso haber recibido ayudas europeas con periodos de posibles inspección superiores al cuatrienio.
Facturas con costes imputables a subvenciones del fondo social europeo
Si las facturas están sujetas a subvenciones de fondos sociales europeos, el plazo de conservación se amplía considerablemente. En este caso, deberás guardar las facturas durante 10 años a partir del 31 de diciembre del ejercicio en que se produjo el gasto.
Este plazo se establece en el Reglamento (UE) nº 1303/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 17 de diciembre de 2013, por el que se establecen disposiciones comunes relativas al Fondo Europeo de Desarrollo Regional, al Fondo Social Europeo, al Fondo de Cohesión, al Fondo Europeo Agrícola de Desarrollo Rural y al Fondo Europeo Marítimo y de la Pesca, y por el que se establecen disposiciones generales relativas al Fondo Europeo de Desarrollo Regional, al Fondo Social Europeo, al Fondo de Cohesión y al Fondo Europeo Marítimo y de la Pesca, y se deroga el Reglamento (CE) nº 1083/2006 del Consejo.
Es importante tener en cuenta que este plazo de 10 años es independiente de los plazos establecidos en la normativa española para la conservación de facturas. Por lo tanto, aunque la normativa española te permita destruir las facturas antes, deberás conservarlas durante 10 años si están sujetas a subvenciones de fondos sociales europeos.
Si tienes alguna duda sobre el plazo de conservación de tus facturas, te recomiendo que consultes con un asesor fiscal o con la entidad que te concedió la subvención. Por nuestra parte compartimos información en este blog con fines meramente divulgativos, por lo que es importante considerar que esta información pueda estar obsoleta.
Dónde encontrar más información sobre conservación de facturas:
- Agencia Tributaria: https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/facturacion-registro/facturacion-iva/obligacion-conservar-facturas.html
